Réussir sa réunion de travail : tout est dans la préparation !

Réussir sa réunion à Lyon : quelques bons conseils

Si nous devons passer 16 ans de notre vie en réunion, autant qu’elles soient bien organisées ! On se passera alors des réunions conventionnelles, fastidieuses et monotones pour opter plutôt pour des réunions conviviales, créatives et réellement productives.

post-it-jaune Pourquoi souhaitez-vous organiser une réunion avec vos collègues ?

Une réunion doit rester utile et pour la mener à bien il sera important de consacrer du temps à sa préparation. Avant de mettre l’accent sur les 5 critères importants à la réussite d’une réunion, on s’intéressera d’abord à la nécessité de celle-ci.

Une réunion par semaine diminue la productivité de votre équipe et ne permet pas de faire les choses plus rapidement.
Pour juger de la pertinence de sa réunion on pourra alors se poser trois questions :

  • En quoi cette réunion est utile ?
  • Qu’est-ce que j’en attends ?
  • Qu’est-ce que mes collaborateurs attendent de la réunion ?

Votre réunion est nécessaire ?
On pourra alors se pencher sur les différents aspects nécessaires à la bonne préparation de sa réunion.

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post-it-rose Quelques incontournables pour réussir sa réunion à Lyon

Plutôt que de devoir gérer les discussions qui dérivent et se perdre dans différents sujets abordés par vos collaborateurs, fixez dès le départ un ordre du jour. Vous exposerez les différents sujets à traiter et aborderez chacun des points prévus initialement.

Pour plus d’efficacité, on privilégiera les réunions en petit comité et notamment avec les collaborateurs directement concernés par l’objet de la réunion organisée. On pourra éventuellement leur envoyer, au préalable, un document résumant les points abordés lors de cet évènement professionnel afin de mieux les préparer.

De plus, pour éviter toute somnolence aigüe, on fixera la durée de la réunion dès le début de celle-ci, et surtout, …on la respectera ! Quoi de pire qu’une réunion qui s’éternise, un ventre qui se creuse et une envie de dormir assommante ? Le contraire pour réussir sa réunion de travail à Lyon

Si votre réunion s’annonce longue, prévoyez des pauses pour que les participants puissent se détendre, répondre à leurs messages, contacter le bureau ou jouer avec leurs collègues de travail !

post-it-bleu Bien choisir sa salle fait partie de l’organisation

Qui n’a jamais pesté sur un réseau qui est indisponible, la 3G qui ne fonctionne pas et la clim qui fait des siennes ? Pour éviter le drame, on s’assure de la qualité de la salle choisie, sa confection et ses équipements. Une salle avec un accès wifi, un vidéo projecteur, un paper board, une configuration de salle adaptée, tout y passe !

Etant à Lyon, prévoyez également la disponibilité de vos participants : si vous choisissez un horaire de début très tôt alors que vos collègues habitent loin, cela ne va pas leur plaire. Veillez également à ce que tout le monde puisse venir rapidement par la voiture, le train ou même l’avion depuis Saint Exupéry

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post-it-vert Animer sa réunion tout au long de la journée, en toutes situations

Les longues réunions pendant lesquelles on regarde sa montre et prétextons une envie pressante pour pouvoir souffler deux minutes : on oublie ! Place aux réunions créatives, ludiques et festives, avec de nouvelles façons de fonctionner et un environnement adapté !
Privilégiez un lieu extérieur à vos bureaux d’entreprise. Un endroit calme et nouveau, accueillant, et propice à la créativité ! Proposez également des pauses divertissantes, un repas convivial, des activités sportives.

Un conseil : Pour éviter la monotonie, travaillez-en groupes de projets et confrontez vos idées les uns après les autres, surtout si vous êtes nombreux !

Vous êtes le manager et donc le référent de la réunion, c’est vers vous que les participants sont se tourner pour voir l’exemple à suivre. Alors prenez la parole, anticiper les questions, mettez à l’aise vos salariés pour qu’ils se sentent « comme à la maison », afin qu’ils soient plus productifs ! Avec tout cela vous pourrez forcément réussir votre réunion de travail

PS : si vous cherchez un lieu : Work and Play 😉 

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